個人情報保護方針（プライバシーポリシー）

 

人事ラボラトリー株式会社（以下「当社」という）は、特定受託事業者ハラスメント相談窓口（以下「本相談窓口」という）の運営において取得する個人情報が、相談者さまにとって極めてセンシティブかつ重要な情報であることを深く認識し、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他関係法令・ガイドラインを遵守し、以下の方針に基づき適切に取り扱います。

 

第1条　個人情報の定義

個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、氏名・メールアドレス・電話番号その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいいます。

本相談窓口においては、以下の情報が個人情報に該当します。

• 相談者のお名前（匿名の場合を除く）
• メールアドレス・電話番号
• 属性情報（特定受託事業者の種別・取引先企業名・業務内容・取引期間等）
• 相談内容（いつ・どこで・どのような言動があったか等）
• 行為者に関する情報
• その他相談に際してご提供いただいた情報

第2条　個人情報の取得方法

当社は、本相談窓口の運営において、以下の方法により個人情報を取得します。

1. 本ウェブサイト上の相談フォームへのご入力
2. メールによるご相談

第3条　個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的にのみ利用します。本目的以外の利用はいたしません。

第4条　要配慮個人情報の取り扱い

相談内容（ハラスメントの具体的内容・心身の状況等）は、相談者さまの名誉・プライバシーに直接関わる極めてセンシティブな情報です。当社は、これらの情報について以下の措置を講じます。

1. 取得は、相談受付に必要な範囲に限定します。
2. 閲覧できる者は、担当相談員および個人情報保護管理者のみとします。
3. 相談員以外への口頭での言及・雑談等での情報共有は厳に禁止します。
4. 電子データは暗号化・アクセス制限を施して保管します。
5. 書面は施錠された保管庫で管理します。

第5条　個人情報の第三者への提供

当社は、以下の場合を除き、相談者さまの個人情報を第三者に提供しません。

1. 相談者さまのご同意がある場合
2. 委託元企業のハラスメント相談担当者への報告
   （本相談窓口の運営目的の範囲内で行います。委託元企業は当社との契約により守秘義務を負います。）
3. 法令に基づく場合（警察・裁判所等からの法令に基づく要請がある場合）
4. 人の生命・身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
5. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合

なお、上記（2）の委託元企業への報告に際しては、相談者さまを不必要に特定できないよう配慮し、相談者さまが共有を希望しない情報は報告に含めません。

第6条　個人情報の安全管理措置

当社は、個人情報の漏洩・滅失・毀損を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

組織的安全管理措置	・個人情報保護管理者を設置し、取り扱い状況を定期的に点検します。 ・相談員の個人情報取り扱いに関する役割・責任を明確にします。
人的安全管理措置	・相談員に対し、個人情報保護に関する定期的な教育・研修を実施します。 ・相談員は守秘義務を負い、退職後も同様です。
物理的安全管理措置	・個人情報を含む書面は施錠可能な保管庫に保管します。 ・不要になった個人情報を含む書面はシュレッダーで廃棄します。
技術的安全管理措置	・個人情報を含む電子データはパスワード・暗号化により保護します。 ・相談フォームはSSL/TLS暗号化通信を使用します。 ・個人情報へのアクセスは権限のある者に限定します。

第7条　個人情報の保存期間

当社は、相談記録（個人情報を含む）を、相談対応が完了した日から５年間保存します。保存期間経過後は、安全な方法により廃棄・削除します。
 

第8条　個人情報の開示・訂正・利用停止・消去

相談者さまは、当社が保有する自己の個人情報について、以下の権利を有します。

1. 利用目的の通知
2. 開示
3. 内容の訂正・追加・削除
4. 利用の停止・消去
5. 第三者への提供の停止

上記のご請求は、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。法令に従い、速やかに対応いたします。なお、ご本人確認のための書類の提出をお願いする場合があります。

第9条　匿名相談における取り扱い

匿名でのご相談を希望される場合も、相談内容の記録・管理・委託元企業への報告のために最小限の情報（相談フォームにご入力いただいた内容）を取得・利用します。匿名情報として取り扱い、委託元企業への報告においても相談者さまを特定できる情報は含めません（相談者さまが同意された範囲を除く）。

第10条　不利益取扱いの禁止と情報管理

第11条　Cookieその他の技術的情報の取り扱い

本ウェブサイトでは、サービスの利便性向上・セキュリティ確保のためにCookieを使用することがあります。Cookieによって取得した情報は個人を特定するものではなく、相談フォームとは独立して管理されます。ブラウザの設定によりCookieを無効にすることができますが、その場合、一部機能が正常に動作しない場合があります。

第12条　本方針の改定

当社は、法令・ガイドラインの改正または業務の変更に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本ウェブサイト上でお知らせします。改定後の方針は、本ページに掲載した時点から効力を生じるものとします。

第13条　お問い合わせ窓口

個人情報の取り扱いに関するご意見・ご質問・開示等のご請求については、下記窓口までお問い合わせください。

※メール送信時には上記（アットマーク）を＠に置き換えて送信ください。

※個人情報の提出については貴殿の任意となります。ただし、ご提出いただけない場合には、ご相談に対するサポートが適切に行えない場合があります。あらかじめご了承下さい。